Bir projenin başarılı olup olmadığına ilişkin sonucun belirlenmesinde rol oynayabilecek bir dizi dış faktör vardır. Bunlara Proje riskleri denir. Riskin resmi tanımı, projeyi olumsuz etkileyebilecek bir olay veya oluşumdur. Riskler azaltılabilir ve hatta önlenebilir. Ancak bu, risklerin iyi bir şekilde anlaşılmasını ve önceden planlanmasını gerektirir.
Proje Risk Analizi
Proje risk analizi önemlidir çünkü proje yöneticilerinin bir projeyi tamamlama sırasında veya sonrasında zayıf yönleri, güçlü yönleri ve olası fırsatları belirlemesine yardımcı olur. Riskleri etkin bir şekilde analiz etmek için, planlanmış bir projenin sorunsuz çalışmasını olumsuz yönde etkileyebilecek potansiyel sorunları veya “yüksek riskli” tehditleri öğrenmeli ve bunlara aşina olmalısınız.
Kayıpları azaltmak veya en aza indirmek için devam eden bir projede süreçleri, kaynakları ve teknolojiyi bozabilecek tüm beklenmedik olayları listelemek hayati önem taşır. Kayıpları etkin bir şekilde yönetmek için kapsamlı bir azaltma stratejisi, kapsamlı bir hazırlık planı içerir.
Proje risklerini analiz etmenin amacı, dış ve iç risklerin büyüklüğünü en aza indirmektir. Buradaki fikir, reaktif bir proje yönetimi yaklaşımından ziyade proaktif bir yaklaşım oluşturmaktır. Paydaşlara, zorluklara rağmen projenin hedeflerine ulaşılacağına dair güvence vermeyi amaçlar.
Yönetim, riskleri analiz ederek boşlukları kapatmak ve bu risklerle birlikte gelen fırsatları yakalamak için bir platform sağlar. Risk analizinde yer alan görevler, belirli uzmanlık kapasiteleri dahilinde riskleri ele almak için nitelikli bir proje yöneticisinin ve yetenekli teknik personelin zorlu bir gücünü gerektirir.
Olası Proje Riskleri Nelerdir?
Riskleri daha iyi anlamak için, risklerin kategorilere ayrıldığını anlamak önemlidir. Başlıca risk kategorileri aşağıdaki gibidir:
Paydaş Riski: Paydaşlar, projenin performansında her türlü çıkarı olan kişilerdir. Paydaşların ortak örnekleri düzenleyiciler, müşteriler, tedarikçiler, yöneticiler, müşteriler vb…
Paydaş riski ise paydaşların projeyi yürütmek için gereken eğilime veya yeteneklere sahip olmamalarından kaynaklanır.
Düzenleyici Risk: Bir kuruluş çeşitli türde düzenlemelerle karşı karşıyadır. Faaliyet gösterdikleri yerel ve eyalet hükümetinin kurallarıyla karşı karşıyadır. Faaliyet gösterdiği yerde ulusal hükümetin kurallarıyla karşı karşıyadır. Aynı zamanda uluslararası ticaret kuruluşlarının kurallarıyla da karşı karşıyadır. Tüm bunlara ek olarak, daha iyi iç yönetişim ve dolandırıcılığın önlenmesi için uygulamaya konan iç düzenlemeler vardır.
Kapsam Kayması Riski: Başlangıçta amaçlanan proje kapsamındaki kontrolsüz ve yetkisiz değişiklik, ek özelliklerin, ürünlerin veya işlevlerin ekstra maliyetine yol açabilir. Hemen hemen tüm projeler bu riskle karşı karşıyadır ve bazen eklenen işlevlerden bazıları proje için önemli olduğundan ve projenin başarısı için arzu edildiğinden geri dönüşü olmayan bir zorluk teşkil eder.
Teknoloji Riski: Çoğu zaman proje tarafından önerilen çözüm, yeni bir teknolojinin uygulanmasını gerektirir. Ancak kuruluş, finansal veya operasyonel kısıtlamalar nedeniyle bu teknolojileri edinebilecek durumda olmayabilir. Bu, önerilen çözümün uygulanmasını olumsuz etkileyebileceğinden proje için bariz riskler oluşturmaktadır.
Dış Risk: Bir projenin yürütülmesi, birkaç dış satıcıdan da yardım ve destek gerektirir. Bu satıcılara bağımlılık, projenin yürütülmesi için bariz bir risk oluşturmaktadır. Bu satıcılar, herhangi bir organizasyonun doğrudan kontrolü dışındadır. Kuruluşun dış kaynaklardan kaynaklanan sorunları tahmin etmek için çok az yolu olabilir.
Yürütme Riski: Proje, kuruluştan sürekli destek alamama riskiyle de karşı karşıyadır. Bunun nedeni, kuruluşun ek süre içinde kaynaklarını daha iyi kullanmayı keşfedebilmesidir. Ayrıca, projenin kapsamının yetersiz olması ve yönetimin projeyi terk etmesine neden olan kaynakların israfına yol açarak taşmasına neden olması muhtemeldir.
İletişim Riski: Etkili ve zamanında iletişim, bir projeden sorumlu olduğunuzda kesinlikle uymanız gereken önemli bir iş etiğidir. Proje bağışçıları gibi paydaşlarla toplantılar ayarlamak, değişiklikleri izlemenize, görevleri yeniden atamanıza ve uyumlu bir ekip ortamı geliştirmenize yardımcı olur. Tüm iletişim kanalları ve araçlar elimizin altındayken, bazen ekip üyeleri etkili iletişimin kritik bileşenlerini ihmal ederek veri kaybına veya yanlış bilgilere ve sonunda proje kesintisine neden olabilir.
Maliyet Riski: Şişirilmiş bir bütçe veya diğer kısıtlamalardan kaynaklanan proje fonlarının kıtlığı veya yanlış yönetimi, projenin tamamlanması için bir tehdittir. Proje maliyeti bütçelenen fonlardan daha yüksek olduğunda, risk diğer operasyonlara ve işgücü bölümlerine kayabilir. Fonların azaltılması, kapsam riskinin ortaya çıkmasına da katkıda bulunabilir.
Beşeri Sermaye Riski: Dahili personelden yararlanmak, potansiyel olarak yüksek bir proje riskidir, çünkü bazen proje faaliyetleri, kurum içi personel katılımını gerektiren çeşitli konumlarda farklı dalgalar halinde kademelendirilir. Dalgaların örtüşmesi, potansiyel bir tehlike kaynağı haline gelir. Çeşitli proje bölümlerindeki personel yetersizliği, personelin yeniden eğitilmesi veya transferlerinin ek maliyetine katkıda bulunabilecek başka bir risktir.
