İşyerinde etkili iletişim stratejisi

Güçlü iletişim becerilerine sahip kişilerin işyerinde daha iyi performans gösterdikleri, öncelikle müşterileri, meslektaşları veya patronları etkili bir şekilde yönetebilmeleri nedeniyle kanıtlanmıştır. Bununla birlikte, diğer herhangi bir beceri gibi, iletişim becerisi de bilenebilir ve geliştirilebilir. Ekiplerinde bu beceriyi geliştirmek için zaman harcayan yöneticiler, birçok yönden fayda sağlar. Pandeminin getirdiği değişimler ve çalışma ortamlarını etkileme biçimi açısından da bu beceriyi incelemek önemlidir.

Peki, işyerinde etkili bir iletişim stratejisini oluşturan nedir?

Gerçek eylemlerden herhangi biri gerçekleşmeden önce, etkili bir iletişim stratejisi, herhangi bir iletişim girişiminin amaçlarını, araçlarını ve istenen sonucunu belirlemeye önemli ölçüde zaman ayırmalıdır. Bu kısmın sıralanması, daha sonraki aşamalarda pek çok yanlış anlama ve yanlış iletişimden kurtarır.

Dinleme Becerileri: Etkili iletişim stratejisinde dinlemenin gücü, önemli ancak genellikle hafife alınan bir güçtür. Dikkatlice dinlemek, yalnızca bir durumu daha iyi anlamaya değil, aynı zamanda ilgili çözümlere ulaşmaya da yardımcı olur.

Bir konferansta veya toplantıda, dikkatle dinleyen kişi, sonradan değer katan kişidir. Bu beceri, profesyonel üstünlük kurma ve egoları doyurma girişimine yanıt vermek için genellikle “önce ben” sendromu sunağında feda edilir. Bununla birlikte, yöneticiler örnek olarak liderlik edebilir ve bu becerinin dört aşamasından geçme ihtiyacını dayatabilir:

Böyle bir döngü izlendiğinde, yanıtlar zengindir ve tartışmaya değer katar.

Diğer dozlar, konuşan kişiye saygı duymayı ve telefonlara bakmamak veya çoklu görev yapmak gibi temel görgü kurallarını korumayı içerir. Bu, pandeminin zorunlu kıldığı, ekip üyelerinin bir konferans odasında masanın karşısında oturmadığı uzaktan çalışma durumunda önemlidir. Aramalara katılırken ve ekip toplantılarına sesli veya görsel olarak katılırken oldukça disiplinli bir yaklaşım gerekir.

Sanal toplantılar sırasında uygun sorular sormak anahtardır ve bu da ekip üyelerinin dahil olduğunu ve aktif olarak katıldığını gösterir. Fiziksel bir kurulumda, konuşmacıya bakmak ve uygun şekilde başını sallamak, aktif dinlemeyi işaret eder. Beden dilinin iletişim stratejisindeki önemi yazının devamında uzun uzadıya tartışılacaktır.

Konuşma: Listede konuşmadan önce dinlemeyi koymak kasıtlıydı, çünkü yalnızca etkili dinleme etkili konuşmaya yol açabilir. Peki etkili bir konuşma stratejisini oluşturan şeyler. Bir iş ortamında, iki yönlüdür.

Konuşma açık ve net olmalı, lafı dolandırmadan. Bununla birlikte, istenen sonuçlara ulaşmak için diplomatik, tartılmış ve dikkatlice planlanmış olması gerektiği gerçeğini kimse inkar edemez. Çatışma çözümü, müzakere, geri bildirim veya şikayet durumunda bu daha da önemli hale gelir. Konuşulan kelimelerin yapılandırılma şekli, işletmelerin kaderini belirleyebilir çünkü günün sonunda insan insanlarla uğraşır.

Zor konuşmalara bile olumlu bir yaklaşım, ilerlemenin dengeli bir yoludur. Psikolojide çok saygı duyulan bir kinaye, kişinin anladığını yinelemek ve ardından bunu konuşmacıya tekrarlamaktır. Bu, hem dinleyicinin hem de konuşmacının eldeki konuyu net bir şekilde anlamasına yardımcı olur.

Çoğu zaman, çatışma durumlarında, mağdur tarafın şikayetlerini suçlamadan ortaya koymasına ve diğer tarafın bu şikayetlerin ne olduğunu kişisel bir saldırı olarak algılamadan açıkça anlamasına yardımcı olur. Ayrıca, edep duygusunu geri getirdiği ve konuşmayı bir suçlama şenliğine dönüşmek yerine çözümlere varmak için düzene soktuğu için, zor konuşmalarda resmi tonlara ve kelime seçimine bağlı kalmaya yardımcı olur.

Aracı Seçmek: İletişim modunu seçmek de tüm stratejinin ayrılmaz bir parçasıdır. Bir sorunu iletmek, bir hatayı bildirmek, bir geri bildirim paylaşmak veya zamana duyarlı önemli bir güncelleme yapmak için tercih edilen iletişim şekli ne olmalıdır? İletişim stratejisinin başarısı, büyük ölçüde ortamın akıllıca seçilmesine bağlı olacaktır. Zamana duyarlı bir güncelleme mümkünse şahsen paylaşılmalı ve uzaktan çalışırken telefon görüşmesi e-postaya göre öncelikli olmalıdır.

Yazılı İletişim: E-postalar üzerinden çok büyük miktarda iş yapılır ve ekipler dahili sohbet platformlarında birbirleriyle etkileşim kurar ve hatta bazıları birlikte çalışmak için WhatsApp veya Google hangout/belgelerini kullanır. Tüm oyunun yazılı kısmının kontrol altında olması önem kazanıyor.

Beden Dili: İletişim stratejisinin sözsüz kısmı, yukarıda belirtilen yaklaşımlar kadar önemlidir. Kişinin psişik olarak bulunmadığı sanal ortamda, görüntülü görüşmeler sırasında ekstra çaba gerekir.

Dik oturmak, göz temasını sürdürmek, başınızı sallamak ve uygun ifadelerle konuşmayı kesmek yardımcı olabilir. Ancak fiziksel bir ortamda vücut dili çok daha güçlü hale gelir. Daha tek kelime söylenmeden toplantının havasını belirleyebilir.

Liderler için sözel olmayan ipuçları konusunda sağduyulu olmaları önemli bir hatırlatmadır. Örneğin bir beyin fırtınası seansı için takım elbisenizin ceketinden kurtulmak, gömleğinizin kollarını sıvamak ve enerjik adımlar atmak, ekibi uzun bir konuşmadan çok daha fazla motive edecektir. Benzer şekilde, bir geri bildirim seansı için, rahat bir şekilde oturmak ve sakinlik ve güç yaymak, mesajı etkili bir şekilde iletmeye yardımcı olacaktır.

Yukarıdaki bilgiler, iletişim stratejisini oluşturmaya başlamak için iyi bir yer ancak pandemi, yöneticilerin önüne çeşitli zorluklar çıkardı.

Konferans görüşmelerini ve gidip gelen inanılmaz miktarda e-postayı sık sık azaltan teknik aksaklıklar dışında, bilgilerin kaybolması pek olası değildir. Sorunlara öncelik vermek de zor olabilir. Ekipler, günlük işlerinin ortasında yeni bir sorunla karşılaştıklarında ileriye doğru bir yol bulmalıdır.

Ekiplerin karşılaşabileceği bir diğer kısıtlama, bilgilerin iletilmesi gerektiğinde belirli zamanlarda kilit üyelerin bulunmasıdır.

Uzaktan çalışma genellikle öngörülemeyen zorluklar doğurabilir, sağlam bir iletişim stratejisine ve yerinde bir protokole sahip olmak, günlük çalışmayı sorunsuz hale getirmeye yardımcı olabilir .

Tüm Makaleleri Görüntüle

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button