Alacak Hesaplarını (AP) Örneklerle Anlamak ve AP Nasıl Kaydedilir

Borç Hesapları (AP) Nedir?

Borç hesapları (AP) veya “borçlar”, bir şirketin alacaklılarına veya tedarikçilerine borçlu olduğu ve henüz ödenmemiş olan kısa vadeli yükümlülüklerini ifade eder. Borçlar, bir şirketin bilançosunda kısa vadeli bir yükümlülük olarak görünür.

“AP”nin daha az yaygın olan başka bir kullanımı, şirketin tedarikçilere ve diğer alacaklılara borçlu olduğu ödemeleri yapmaktan sorumlu olan iş departmanı veya bölümü ifade eder.

Borç hesapları alacak hesapları ile karşılaştırılabilir.

Borç Hesaplarını (AP) Anlamak

Bir şirketin belirli bir zamandaki toplam borç bakiyesi, bilançosunda cari borçlar bölümünde görünecektir. Ödenecek hesaplar, temerrüde düşmemek için belirli bir süre içinde ödenmesi gereken yükümlülüklerdir. Kurumsal düzeyde AP, tedarikçilere yapılan kısa vadeli ödemeleri ifade eder. Ödenecek borç, esasen bir işletmeden başka bir işletmeye veya kuruluşa kısa vadeli bir borç senedidir. Diğer taraf, işlemi alacaklarına aynı tutarda artış olarak kaydedecektir.

AP, bir şirketin bilançosunda önemli bir rakamdır. AP önceki bir döneme göre artarsa, bu, şirketin nakit ödeme yapmak yerine krediyle daha fazla mal veya hizmet satın aldığı anlamına gelir. Bir şirketin AP’si düşerse, şirketin önceki dönem yükümlülüklerini krediyle yeni ürünler satın almaktan daha hızlı ödediği anlamına gelir. Borç hesapları yönetimi, bir işletmenin nakit akışını yönetmede kritik öneme sahiptir.

Nakit akış tablosunu hazırlamak için dolaylı yöntemi kullanırken, önceki döneme göre AP’deki net artış veya azalış, işletme faaliyetlerinden kaynaklanan nakit akışı olan üst bölümde görünür. Yönetim, AP’yi şirketin nakit akışını bir dereceye kadar manipüle etmek için kullanabilir. Örneğin, yönetim belirli bir süre için nakit rezervlerini artırmak isterse, işletmenin AP’deki tüm ödenmemiş hesapları ödemek için harcadığı süreyi uzatabilir.

Ancak, daha sonra ödemeye yönelik bu esneklik, şirketin tedarikçileriyle devam eden ilişkilerine göre değerlendirilmelidir. Faturaları son ödeme tarihine kadar ödemek her zaman iyi bir iş uygulamasıdır.

Borç Hesaplarının Kaydedilmesi

Uygun çift girişli defter tutma, defteri kebire yapılan tüm girişler için her zaman bir mahsup borç ve alacak olmasını gerektirir. Borç hesaplarını kaydetmek için, muhasebeci fatura veya fatura alındığında ödenecek hesapları alacaklandırır. Bu giriş için borç mahsup genellikle krediyle satın alınan mal veya hizmet için bir gider hesabına gider. Borç, satın alınan kalem aktifleştirilebilir bir varlıksa, bir varlık hesabına da olabilir. Fatura ödendiğinde, muhasebeci borç bakiyesini azaltmak için ödenecek hesapları borçlandırır. Mahsup kredisi, nakit bakiyesini de azaltan kasa hesabına yapılır.

Örneğin, bir işletmenin ofis malzemeleri için 500 dolarlık bir fatura aldığını hayal edin. AP departmanı faturayı aldığında, ödenecek hesaplara 500 $’lık bir kredi ve ofis malzemeleri giderine 500 $ borç kaydeder. 500 $’lık borç-ofis gideri gideri bu noktada gelir tablosuna akar, bu nedenle nakit ödenmemiş olsa bile şirket satın alma işlemini kaydetmiştir. Bu, giderlerin nakit el değiştirdiğinde değil gerçekleştiğinde muhasebeleştirildiği tahakkuk esaslı muhasebe ile uyumludur. Şirket daha sonra faturayı öder ve muhasebeci nakit hesabına 500 $’lık bir kredi ve ödenecek hesaplara 500 $’lık bir borç girer.

Bir şirketin herhangi bir zamanda satıcılar nedeniyle birçok açık ödemesi olabilir. Satıcılara ödenmemiş tüm ödemeler, ödenecek hesaplara kaydedilir. Sonuç olarak, herhangi biri borç hesaplarındaki bakiyeye bakarsa, işletmenin tüm satıcılarına ve kısa vadeli borç verenlere borçlu olduğu toplam tutarı görecektir. Bu toplam tutar bilançoda görünür. Örneğin, yukarıdaki işletme ayrıca çim bakımı hizmetleri için 50 ABD doları tutarında bir fatura aldıysa, şirket bu yükümlülükleri ödemeden önce ödenecek hesaplardaki her iki kaydın toplamı 550 ABD dolarına eşit olacaktır.

Borç Hesapları ve Ticari Borçlar

Bazı kişiler “alacak hesapları” ve “ticari borçlar” ibarelerini birbirinin yerine kullansa da, ibareler benzer ancak biraz farklı durumları ifade eder. Ticari borçlar, bir şirketin satıcılarına, envanterin bir parçası olan iş malzemeleri veya malzemeler gibi stokla ilgili mallar için borçlu olduğu parayı oluşturur. Borç hesapları, şirketin tüm kısa vadeli yükümlülüklerini içerir.

Örneğin, bir restoranın bir yiyecek veya içecek şirketine borcu varsa, bu kalemler envanterin bir parçasıdır ve dolayısıyla ticari borçlarının bir parçasıdır. Bu arada, restoranın personel kıyafetlerini temizleyen şirket gibi diğer şirketlere olan yükümlülükler alacaklar kategorisine giriyor. Bu kategorilerin her ikisi de daha geniş borç hesapları kategorisine girer ve birçok şirket her ikisini de borç hesapları altında birleştirir.

Borç Hesapları ve Alacak Hesapları

Alacak hesapları (AR) ve borç hesapları temelde zıttır. Borç hesapları, bir şirketin satıcılarına borçlu olduğu para iken, alacak hesapları, genellikle müşteriler tarafından şirkete borçlu olunan paradır. Bir şirket diğeriyle kredili işlem yaptığında, biri defterlerine ödenecek hesaplara bir giriş kaydederken, diğeri alacak hesaplarına bir giriş kaydeder.

Alt çizgi

Borç hesapları (AP), bir şirketin faaliyetleri sırasında üstlendiği ve vadesi gelen ve kısa vadede ödenmesi gereken yükümlülükleri ifade eder. Bu nedenle AP, bilançoda kısa vadeli bir yükümlülük olarak listelenir. Tipik borç kalemleri, tedarikçi faturalarını, yasal ücretleri, yüklenici ödemelerini vb. içerir.